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知識・経験の棚卸

質問の仕方

社会人1年目は、先輩や上司に質問する機会がかなり多いです。毎日のように質問しなければ終わりません。1年たった後でも、質問する機会はなくならない。それぐらい質問は、仕事をする上で大切なものです。
そんな大切な質問、どのような点に留意すればいいか。

何に関する質問なのかを示す

まず、質問の前に、何に関する質問なのかを伝えましょう。
入社したてでやってしまいがちなのは、わからなくなり混乱してしまい、いきなり質問に入ってしまうこと。聞かれた方は、何に関する質問なのか分かりません。「○○に関する件なんですが、」と前置きしながら、質問に入ることで相手の負担を減らします。

仮説/答えを提示する

質問する際には、自分なりの仮説・結論を用意して、それを確かめる形で聞くのがスムーズ。
初めは分からないことだらけかもしれませんが、ある程度したら間違ってもいいので自分なりの結論を用意する。コツは、先輩や上司の思考プロセスを真似てみること。

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あらゆるパターンを想定する

質問をする際には、あらゆるパターンを想定して質問しましょう。
例えば、自分だけでは権限がなく、上司の意思決定を仰がないといけない事項があるとします。その場合に、通常想定されるAというケースの時の意思決定だけでなく、BというケースやCというケースだった場合にどうするかというところまで質問をしておくと、スムーズに事が進められます。仮に、AというケースはA'という意思決定をすると解答を得ました。実際の状況を確かめると、ケースCに該当することが分かりました。その場合、ケースCのときの意思決定について質問していれば、次に進められますが、聞いていなければもう一度上司に確認しなければいけません。これがお客さんとの営業活動だった場合は、お客さんはどう思うでしょうか。
スムーズに事を進めるために、あらゆるパターンを想定した質問が大切です。そのコツは、ゴールまでの道筋を想定すること。ゴールに向かうまでをイメージし、どのような状況が想定されるのか、どのような意思決定が必要になるのかを想定することです。

自分の言葉で言い直し確認する

質問に対する答えが返ってきたときは、自分の言葉で言い直して確認するようにする。このほんのひと手間で、ミスコミュニケーションがかなり減ります。
相手の答えを反復するのではなく、自分の言葉で言い換えて確認。「○○ってことですか?」とか「では○○すればいいんですね?」とか。質問だけではなく、仕事を振られた場合も同じです。自分の言葉で言い換えて、何をすればいいのか、いつまでにすればいいのか、どのような進め方でいけばいいのかなど、認識をすり合わせていきます。
また、相手からも、理解しているなという印象を持たれる。それが評価にもつながるし、質問された側の伝わってるなという安心感にもつながる。
ほんのひと手間の確認だけです。

最後は必ず感謝で締める

質問に答えてもらったら、最後は必ず感謝で締める。当たり前だけど大切なこと。
質問される側も、別に暇なわけではありません。時間を割いて教えている。だからこそ感謝の言葉を口に出す。
「ありがとうございます」と言われるだけでもうれしいものです。たった一言、されど一言。