東京より愛を込めて。

知識・経験の棚卸

【随時更新】時短仕事術

仕事をする上では、考える必要はないけど、作業自体に時間がかかるものがたくさんあります。そういった作業を極力短縮し、本質的な仕事に注力することが大切。
自分への忘備録として、まとめました。
*仕事で使用するパソコンが、WindowsでMicrosoft Officeを使用していることが前提です。

基本編

仕事をする上での基本的な動作についてです。日々の基本動作に関するものなので、効率化することで大きな効果が期待できます。

ショートカットの活用

定番ですが、極力ショートカットを使用することです。ショートカットでもできないものは、タッチパッドで十分。マウスはそもそも不要です。マウスを使っている人は、それだけでパソコン操作が遅いという印象を持たれると思ってください。
理由としては、キーボードで操作できることを、タッチパッド/マウスを使うと微妙に時間が掛かるからです。例えば、フォルダー移動で一つ前の操作に戻りたいとき、キーボードであれば「Alt + ←」ですが、タッチパッド/マウスを使うと、「"←"マークまでマウスポインタを持っていき、クリックする」動作が必要です。これだけ取ればほんの少しの差かもしれませんが、毎日何回もこの操作を行うので、またほかの操作に関しても同様に積み重なった時に相当な差になります。

マウスポインタの速度を最速に

キーボードショートカットを極力使うとは言うものの、とはいえどうしてもタッチパッドを使わなければいけない場面が生じます。その時に、少しでも早くするために、マウスポインタの速度を最速にしておきます。
慣れるまでは大変ですが、コツをつかめばむしろかなり快適にマウス操作できます。人のパソコンを借りたときに、マウスポインタがかなり遅く感じるようになれば御の字。
普段使うツールの動作を早くすれば、あなたもその速度に慣れ、自然と思考速度や業務スピードも上がっていきます。

マニュアルやメモはOneNoteへ

仕事をする上で、メモをとる機会は多いと思います。その際に、OneNoteへメモすることを強くお勧めします。
OneNoteとは、Microsoft Officeのソフトです。(ExcelやWordと同じ並びです。)会社のパソコンがMicrosoft Officeを導入しているのであれば、OneNoteもあると思います。メモを取る際には、手帳にメモを書いたり、Wordにメモを書いたり方法は様々だと思いますが、なぜOneNoteなのか。理由は以下の通りです。

  1. 情報を一箇所に集約できる
    まず、情報をOneNoteへ集約できることが利点です。
    手帳にさっとメモを書いたりしていると、後々振り返った時にどこにあるか探すのが大変ではありませんか?紙だと入れ替えたり消したりするのが困難です。また、WordやExcelでメモしたとしても、忙しいときだとファイルがバラバラになってしまって結局見つけるのに時間が掛かる/見つからないということが多々あると思います。
    この点、OneNoteであれば、場所を入れ替えたり、消したり足したり、自由自在に情報を編集できます。また、すべてのメモをOneNoteへ書くと決めておけば、すべてのメモがOneNoteを開くだけで閲覧できるので、情報管理がとても容易くなります。
  2. 分類管理できる
    OneNoteには、「ノートブック」「セクション」「ページ」と3つの階層があります。なので、クライアント/プロジェクト/業務単位等、任意の単位で情報をまとめることができます。
    イメージとしては、ルーズリーフを思い浮かべてもらうとわかりやすいかもしれません。「ノートブック」はルーズリーフをバインドしているファイルそのものの単位、「セクション」はインデックスの単位、「ページ」ルーズリーフのページ単位といったイメージです。
    ルーズリーフと同じように、入れ替え、差し替えが自由に行えます。例えば、クライアント毎に「セクション」を作成し、業務単位ごとに、「ページ」を作成して、マニュアルをまとめていくことも可能です。(A社という「セクション」を作り、その中に見積提出という「ページ」を作成する、といったように)

メール編

メールに関する時短術です。メールは毎日送受信するため、意外と時間がとられてしまうものです。日々の業務スピードを落としてしまうボトルネックになっている場合が多いので、雑務だとあしらわずに取り組むべき領域です。

署名登録

メール本文のテンプレートを、何パターンか署名登録しておきます。
一般的には、署名登録は署名のみを登録しますが、「お世話になっております」や「宜しくお願いいたします」など、定型的に必ずつけるようなフレーズについても、一緒に登録します。
イメージとしては、下記のとおりです。

いつもお世話になっております。

どうぞよろしくお願いいたします。  
-----------------------------------------
株式会社ABC  
○○  
メール  
電話  
住所  

こうすることで、「お世話になっております」や「宜しくお願いいたします」を書く手間が省けます。たったこれだけですが、毎日何通も送るメールについて、1通につき数秒省略できるので、積み重なると馬鹿にできないインパクトがあります。

この他にも、例えば日程調整のメールをテンプレ化して署名登録したり等、いろんなパターンを登録しておくのがいいです。個人的には、月に1回以上送付するようなメール(月次の報告であったり、先方への督促メールであったり)は、署名登録しておくと効果が高いと思います。その際のコツとしては、過去に送ったメールやネットでのテンプレを見ながら、できるだけ使いまわせるような言い回しにしたり、共通部分を抜き出すことです。
メールを署名登録することにより、単純にタイピングする時間/エネルギーだけでなく、過去のメールを探したり、1から作成したり、ネットで調べたりする時間/エネルギーも節約できます。

※Outlookにおける署名の作成方法は、こちらを参照ください。 support.office.com

辞書登録

IME辞書登録をします。ビジネスメールの定番フレーズや、クライアント名の略語登録、難しい漢字・名前の登録などがお勧めです。
2文字(多くても3文字)で登録するのが、他の登録単語と被りにくくかつタイピングも十分省略できるのでお勧め。(ex.おせ→お世話になっております)

一気に複数辞書登録する方法もありますのでご参照ください。

Todoはスケジュール上で管理

Outlookのスケジュール表でToDo管理しましょう。紙に書き出すなどいろんな方法がありますが、Todoは、いつやるかを決めることで実行可能性が高まります。何よりも、スケジュール表で一覧管理でき、将来のTodoまで管理できるので、毎日その日のタスクをスケジュールで確認し、1週間単位で見渡せば、ある程度先まで見通すことができます。

業務編

議事録はフォーマットを活用

議事録は、あらかじめフォーマットを用意しておき、会議中に埋めながら書いていきます。フォーマットを用意することで、議事録作成のゴールを意識しながら会議に参加できるので、無駄が減ります。
具体的には、必要項目を見出しとして記載しておき、箇条書きで各項目を埋めていきます。(5W1Hを意識するとなお良し)
この際に、議事録を書く趣旨を理解したうえで書かないと、いくらでも時間をかけれてしまうものです。期限を決めて取り掛かりましょう。

議事録とは、
1 決定事項、確認事項を書き、関係者に確認し、決定するためのもの
2 決定事項を書いて、後日のための証拠に残すためのもの 大石哲之. コンサル一年目が学ぶこと (Kindle の位置No.1243-1244). . Kindle 版.

議事録のフォーマットは、会社で用意されていない場合は、検索すればたくさん出てきます。